Kniha jízd a cestovní náhrady

Jak modul Kniha jízd a cestovní příkazy šetří čas?

Také se často potýkáte s problémem, že potřebujete dopsat knihu jízd za několik měsíců zpátky? Nebo si rádi před cestou v pohodlí kanceláře naplánujete nejrychlejší trasu a chcete ji hned použít v knize jízd včetně výpočtu času nutného pro jízdu? A ocenili byste, kdyby váš program přímo připravil vyúčtování náhrad služební cesty a přenesl je do účetnictví? Pak je právě pro vás určený rozšiřující modul Money S3 Kniha jízd a cestovní náhrady. Jeho největší předností je integrovaná mapa České republiky, Slovenska a celé Evropy, do které můžete (podobně, jako to znáte ze softwarů GPS) umísťovat traťové body, přesouvat je a ihned si tak v Money S3 naplánovat cestu včetně času a způsobu dopravy, a na základě těchto údajů rychle vystavit i cestovní příkazy.

Modul Kniha jízd a cestovní náhrady usnadní samotné vyplňování knihy jízd. Kromě „ručního" způsobu dovede kniha jízd generovat jízdy za dané období podle zadaného stavu tachometru, a to i tak, že chybějící jízdy „doplní" z cestovních příkazů mezi ty už zadané podle vaší databáze častých jízd. Nemusíte tak třeba denně vypisovat „cesta do/z práce", systém to udělá za vás – a navíc přidá i drobnou odchylku tak, aby cesta jednou měla například 28 km, podruhé pak 31 km.

Cestovní náhrady využívají stávající seznamy zaměstnanců a vozidel, které však rozšiřují o nové záložky. Součástí nového modulu jsou i další seznamy.

Kniha jízd

• Kniha jízd disponuje mapami ČR, SR a celé Evropy v měřítku 1:100 000 integrovanými přímo do Money S3. V české a slovenské mapě je možné vyhledávat podle ulic i popisných čísel, v evropské pak podle názvů měst a obcí. To vše bez nutnosti připojení k internetu.
• Při plánování trasy na mapě lze vyhledané trasové body přesouvat, měnit jejich pořadí a jinak je upravovat. Díky tomu svou pracovní cestu připravujete ve stejném rozhraní, ve kterém ji budete i evidovat a posléze také účtovat. Je jasné, že tím ušetříte mnoho času při postupném přepisování dat.
• Novou cestu jde zadat více způsoby: výběrem začátku a cíle přímo na mapě, volbou navštíveného partnera z Adresáře nebo destinace ze seznamu Evidovaných míst, případně i ručním zápisem.
• Cesty můžete podrobně rozdělit na etapy, nebo je zadat zjednodušeně bez nich.
• Modul doplní údaje GPS a další rozšiřující podrobnosti také do seznamů Adresáře.
• Cestovní příkazy dovedou zkontrolovat, zda „necestuje“ zaměstnanec na nemocenské apod. Díky tomu se vyhnete zbytečným potížím v případě finanční kontroly.
• Zpětná rekonstrukce Knihy jízd probíhá dvěma způsoby: za prvé hromadným naplněním zvolenými jízdami, za druhé pak automatickým generováním jízd do koncového stavu tachometru. Zpětná rekonstrukce respektuje i případné ručně zadané jízdy a generované jízdy doplní do mezer.
• Kniha jízd disponuje širokou možností exportu: tisknout ji lze souhrnně nebo jednotlivě po zaměstnancích či vozidlech a měsících včetně mezisoučtů.

• Pro snazší evidenci nákladů na cesty nabízí možnost zadávat čerpání pohonných hmot a tisknout skutečnou průměrnou spotřebu evidovaných vozidel.
• Systém rozlišuje soukromé jízdy služebním vozidlem (kvůli povinnosti srážek z mezd) a služebních jízd soukromým vozidlem (kvůli povinnosti zaplacení silniční daně).

Cestovní příkazy

• Postup při vystavení cestovního příkazu je obdobný, jako při vyplňování běžného papírového formuláře.
• Pro opakované cesty lze vystavit souhrnný cestovní výkaz s definovanými parametry.

• Vystavení se dá výrazně zrychlit „přetažením“ skutečné cesty z Knihy jízd (funguje obousměrně), nebo využitím seznamu často vystavovaných příkazů.
• Definicí přístupových práv je možné určit podřízené a nadřízené pracovníky, kteří mají oprávnění schválit konkrétní cestu. Cestovní příkazy se tak mohou nacházet ve stavech plánovaný, schválený, uskutečněný či schválený k zaúčtování. Systém automaticky pozná, zda se jedná o domácí či zahraniční cestu, a podle toho generuje náhrady, jízdné i stravné.
• Náklady na cestu lze přiřadit buď celému cestovnímu příkazu, nebo jednotlivým trasám – to je výhodné při dílčí úpravě cestovného.
• Vytištěné cestovní příkazy vypadají prakticky stejně jako originální formuláře SEVT.
• Modul Cestovní náhrady je plně propojený s modulem Účetnictví. Přímo odsud tak lze vystavovat doklady: cestovní zálohy (respektive příkazy k úhradě a bankovní doklady) a vyúčtování cestovních příkazů (závazky), a to včetně evidence jednotlivých vazeb v seznamu cestovních příkazů i návazných dokladů.

  

Jak si modul Kniha jízd a cestovní náhrady zakoupit

Přejete-li si Knihu jízd nejprve vyzkoušet, můžete tak učinit ve Start verzi účetního programu Money S3 11.080 a vyšší, kterou nainstalujete do odlišné složky, než v jaké máte stávající licencovanou verzi.

Modul Kniha jízd se prodává ve variantách podle množství vozidel v evidenci: 1 990 Kč (1 vozidlo), 2 990 Kč (2-3 vozidla), 4 990 Kč (4-20 vozidel) a 8 990 Kč ve variantě pro neomezený počet vozidel.

Zakoupení modulu se vztahuje k celému kompletu včetně jeho dalších síťových či lokálních licencí. Zákazník namísto stávající licence obdrží nové SW licenční číslo, které již obsahuje modul Kniha jízd a cestovní náhrady. Rozšíření nemá vliv na cenu dalších licencí, ty zůstávají na úrovni daného kompletu, ale má vliv na výši ceny u služby Aktualizace. Při objednávce je třeba uvést číslo licence, kterou si o modul Kniha jízd a cestovní náhrady přejete rozšířit.